HOME > コラム > お役立ち情報 > 事務バイトでExcelやWordはどこまで知っていればいいのかまとめ

事務バイトでExcelやWordはどこまで知っていればいいのかまとめ

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

▽ 他の就職支援サイトを確認

事務系のアルバイトに憧れている方も意外と多いのではないでしょうか。何となくアルバイトと言うと肉体労働が多いように感じるものですが、事務系のアルバイトをするとちょっと嬉しいと感じてしまう方もいらっしゃいますよね。

そんな事務系のアルバイトに必要だと言われている「Excel」や「Word」というソフトは、どこまで知っていればいいのかについてを、簡単にまとめてみる事にしました。

本当はあまり使った事が無いという人も多いツールですが、簡単な作業をした事があるという方は多いかもしれません。ただ企業で求められているほどのスキルは無いからといって、せっかくのチャンスを逃す手はありませんよね。

そこでどの程度のレベルだったら応募できるのかについてを、簡単にまとめてみる事にしました。

ExcelやWordは何に使うツールなのか


ご家庭でパソコンを使っているという方ならどなたでも一度は目にしたことがあるのがExcelやWordといったソフトです。このソフトを使った事が無いという方もいるかもしれませんが、基本的にこれらのツールって何に使うの? という方に簡単に説明しましょう。

Excelというツールは表計算ソフトです。例えば売り上げをここに記入してひと月の集計を取る事ができます。足し算はもちろん掛け算なども行えます。

主婦の方の中には、この表計算ソフトを使って家計簿をつける方もいらっしゃいますよね。何かと便利なこの表計算ソフトは企業でも一般的に使われているソフトなのです。

一方でWordというのは文章を作成するソフトというのが簡単な説明になります。機能は文章の作成だけではありません。例えば名刺を作成したりする事も可能です。

画像の添付などもできますので、チラシを作ったりする作業を行う事もあるようです。住所録を作ったりお知らせなどの作成もできますし、資料の作成もその資料を送るための宛名書きなども行えます。

お正月の年賀状を作成するのに使う方もいらっしゃるでしょう。どちらも事務の仕事では欠かす事ができないツールなのです。

ExcelやWordは使ってみると奥が深い!


Wordもそうですが、特にExcelは使うのは簡単ですが、なかなか奥が深いソフトです。例えばExcelは出勤簿などの計算に使ったり、計算した内容をグラフ化して見やすくしたりする事もできます。

売れ筋などをチェックする作業をする場合には、売り上げが高い項目順に並べ替える事も可能ですし、必要な条件を追加すれば難しい計算だって簡単に行う事ができるのです。

表計算ソフトで作成したデータを使って、クライアント様に報告するプレゼン用の資料を作成する事もあるでしょう。もちろんpowerpointというソフトもあるので、そちらを使う事もできます。

販売を行っている企業だと、売り上げのデータや前年比を算出したりする事も可能です。資料を作るためのデータを入力するのによく使われています。だからExcelやWordを必須にしている企業もあるのですね。

でも普段パソコンを使っていない人や、パソコンを使ってもExcelやWordを使っていない方は、どの程度使えれば面接を受ける事ができるのかがわかりませんよね。次は「どこまでできればいいのか?」を説明いたします。

ExcelやWordはどこまで使えればセーフ?


これができなければいけないと言っても、企業によって使い方は色々ですので一概に全てができなくてはならないというのはありません。それこそExcelの機能を全て使いこなすなんて、開発者でもしていないのではないでしょうか。

そのため、そのくらい膨大な機能を備えていても、普段使いする機能は意外と少なかったりするのです。例えばExcelなら表計算ができて数値をグラフ化したりする事ができれば問題はないでしょう。

計算式については計算法を指定する事ができる機能を使って指示すればいいだけですので、どこに計算の指示を出せばいいのかを覚えておいたり、基本的な使い方を覚えておけば問題はないはずです。

それにもしも不安だったとしても、参考資料というか参考書などがたくさん販売しているので、仕事をしながら覚えていけばいいのです。あまり怖がらなくてもいいでしょう。

基礎は覚えておいて採用後に確実にできる事を増やす


就職してみないとその会社ではどんな使い方をするのかがわからないものです。なので基本的な操作の方法を知っておけば、あとは就職後にその企業の使用目的に合わせて操作を覚えていけばいいのです。

むしろパソコンのキーボードを使ってスムーズに文字の入力ができるとか、数字を入力する時に入力ミスをしないように気を付けるといった事に気を使うといいかもしれません。

考えてみたら入力ミスをしてしまってはExcelを使いこなせるとしても使い物になりませんよね。ですのでまずは入力ミスをしない事、そして基本的な表計算ができる事、グラフ化や印刷をする方法までを覚えておくといいでしょう。

後はどうすればいいの? と思うかもしれませんが、あとは就職後に必要な機能を使えるようになればいいのです。使えると言いながらソフトの立ち上げができないのでは話になりませんので、ソフトの立ち上げ方と基本操作がわかれば問題ないでしょう。

もちろん参考書は持っておく方がいいですね。そうすれば「これこうやってくれる?」と言われた時に、参考書を使って勉強しながら作業を行う事ができます。

まとめ


いかがでしたか? 今回は事務のお仕事で使う事が多いというExcelやWordなどのソフトは、どの程度知っていれば応募していいのかについてを、簡単ではありますがお話ししました。

まずはソフトを立ち上げる事ができる事、表計算ソフトや文章ソフトの基本的な操作を行う事ができる事、そして入力ミスを極力しないというこの三つが最低できていれば、問題が起こる事は無いという事もわかりましたね。

使い道は企業によって様々なので、その都度その企業に必要な機能が使いこなせるよう、参考書を持って作業を行う事も忘れずに、自分のスキルアップをしながらお仕事されてみてはいかがでしょうか。

関連記事