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アルバイトに役立つ資格「秘書検定」

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ビジネス検定にはいろいろなものがありますが、なぜ最近になってビジネス検定なるものがたくさん出てきたのでしょうか? そしてその検定を受ける事によって、どのように変われるのかが気になる方もいるかもしれません。

そこで今回は、ビジネス検定の中でも女性の注目を集めている「秘書検定」についてをまとめてみました。これから秘書を目指している方は必見かもしれません!

ビジネス検定「秘書検定」ってどんな検定?

秘書というと何となく美人で聡明な若い女性というイメージがありますが、秘書検定の目的は秘書としての仕事はもちろんですが、人柄や一般的なマナーや技能についてもしっかりと身についていなくてはなりません。

そこで秘書検定では、秘書としての「資質」「仕事に関する知識」「一般的なマナー」「ビジネス知識」「秘書としての技能」を問われる試験が行われるのです。

この検定に合格すれば、秘書としての業務やビジネス知識、ビジネスマナー、一般マナーと、秘書としての技能を兼ね備えた存在であるという事を証明する事ができるので、秘書として働きたいと考えている方には最適の資格なのです。

ではそれぞれの分野を簡単に説明していきましょう。

秘書としての「資質」について

本来秘書の仕事というのは上司のサポートをするものです。管理職ともなると自分ひとりでスケジュールを管理するのは難しくなっていきますので、秘書のサポートがあればミスを極力少なくする事ができるわけです。

そのためには上司がミーティングを行う時間の管理、場所の把握や会合に行く時のお世話などをして、上司が仕事をしやすいように立ち回るだけの能力が必要となるのです。

簡単に言えば秘書としていかに気が利くか? 上司が仕事をする上でうろたえる事なく、スムーズに業務を行えるようにできるかどうかが秘書の資質となるわけです。

秘書としての「仕事に関する知識」について

秘書の仕事は他の仕事とはちょっと違って独特のものです。自分の判断も必要なのですが、基本的には上司がどのように自分が立ち回れば仕事をスムーズにできるのかが焦点となってきます。

そのため上司がいる時でも、上司が仕事で留守にしていても仕事に支障が出ないように、ある程度の判断ができるようでないといけないわけですね。

ですので、秘書としての仕事の知識だけではなく、上司が行っている仕事への知識も必要になってくるのです。とても難しい事ですが、秘書検定ではとても重要な事なのです。

秘書としての「ビジネス知識」について

いわゆる一般常識とはまた違ったものです。秘書として仕事をしているのに、上司が取引先との会議をして話している事がわからないようではいけませんよね。

そのため秘書をしている方は、上司や会社で話されている事の意味がわからなくてはなりません。つまり専門的な言葉が理解できなくてはならないのです。

もちろん全ての専門用語を覚える必要はありません。せめて自分が働いている会社の関係している業界の用語くらいは覚えておいて損はしないでしょう。

言葉がわかればそれだけ早く対処する事ができるので、上司の仕事の邪魔にならない理想的な秘書になれるというわけです。

秘書としての「一般的なマナー」について

対人関係をよくするのも悪くするのもマナー次第です。特にビジネスの世界ではマナーはとても重要になります。

秘書は特に窓口になる場所でもあるので、ビジネスマナーや一般的なマナーをしっかりと身に着けておく必要があるのです。挨拶はもちろんですが礼儀作法を知る事も重要です。

知らないとはいえ取引先などの集まりの時に、上下関係や立場などを考えずに行動したり話をしたりしては、取引や人間関係も台無しになってしまうかもしれません。

最低限でもいいので上下関係や来客との接し方を、自分の立場や上司の立場をわきまえて行動できるかどうかが問われるのです。

秘書としての「技能」について

秘書って椅子に座って電話番をしたり来客した人を接客すればいいのではありません。秘書としての業務もちゃんとにあります。

例えば仕事に関する書類の作成をしたり、上司に必要な文書の作成や文書のファイリングをする事も必要です。さらに仕事で使う用品や設備などについても整えなくてはなりません。

会議を行う時には会議のための用意をしなくてはなりませんし、仕事がしやすいようにオフィスを清潔に保ったりする事も必要でしょう。

これら総合的な事をサクサクとこなすための技術が必要なので、この技術も身についていなくてはならないのです。

秘書検定には審査基準がある!?

仕事ができても社会的な常識がなければ秘書にはなれません。また社会的な常識だけあってもやはり秘書の仕事は難しいものになってしまうのです。

そこで秘書検定では技能審査を行うのですが、この技能審査には基準というものがあるので、事前にどのような事を問われるのかを頭に入れて臨むといいでしょう。

例えば、基礎となるものは「判断力」「記憶力」「表現力」「行動力」があるかどうかです。さらに良識があって誠実であるかどうかや、明朗で素直な性格であるかどうかも問われます。

確かにそうですよね、秘書なのに上司より威張っていたり言葉の使い方が間違っていたりして、相手を不快な気持ちにさせる人では務まるわけがありません。

これらの事に十分気を付けてこそ秘書という仕事ができるというものです。他に気を付けたいものは「敬語」です。おかしな敬語を使わないように勉強しておくのもいいでしょう。

あと頭に入れておいた方がいいのは、冠婚葬祭に関するマナーです! 仕事で関係している方の冠婚葬祭の場でのマナーは、意外と目を光らせているものなので注意するといいでしょう。

まとめ

いかがだったでしょうか? 秘書検定を受ける事によって、秘書の仕事ができるという技術の面と、人間性の面の二つの部分に太鼓判を押してもらえる事になるのがわかりましたね。

この検定を持っていれば、秘書として仕事を得られるだけではなく、人として認めてもらえたような気分になれるので、これから秘書として仕事をしてみたいという方だけではなく、全ての方におすすめできる資格です。

ぜひワンランク上の自分を目指して勉強してみてはいかがでしょうか。

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